Main / Blog

Format wiadomości e-mail: Jak sformatować e-mail formalnie i profesjonalnie

Obecnie większość korespondencji biznesowej odbywa się online za pośrednictwem poczty elektronicznej. Dlatego też dla osób pracujących w biznesie niezwykle ważne jest nauczenie się, jak pisać skuteczne formalne e-maile. Właściwy format e-maila znacznie przyczynia się do profesjonalizmu i efektywnej komunikacji. W tym artykule omówione zostaną najlepsze praktyki dotyczące formatowania e-maili, które pozwolą Ci tworzyć wiadomości zarówno estetyczne, jak i skuteczne w realizacji zamierzonego celu. Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym profesjonalistą, czy dopiero zaczynasz swoją przygodę w świecie biznesu, znajomość właściwego formatowania e-maili jest kluczowa dla skutecznej komunikacji.

Typowy Format E-maila

E-mail Formalny a Nieformalny

Znaki na Linię

Najlepsze Praktyki Formatowania E-maili

Format HTML a Tekstowy

10 Przykładów Formalnych i Profesjonalnych E-maili

Jaki Jest Najbardziej Typowy Format E-maila?

Typowy format e-maila formalnego zazwyczaj składa się z następujących elementów:

Temat Wiadomości

Temat powinien być zwięzły i dokładnie podsumowywać treść e-maila. Pomaga odbiorcy zrozumieć cel wiadomości i zdecydować, czy ją otworzyć.

Powołanie

Powołanie to powitanie na początku e-maila. Powinno być pełne szacunku i odnosić się do odbiorcy z użyciem odpowiedniego tytułu i imienia (np. Szanowny Panie Kowalski lub Szanowna Pani Doktor).

Wstęp

We wstępie należy przedstawić krótkie podsumowanie powodu napisania e-maila. Powinien być jasny i zwięzły, aby przykuć uwagę odbiorcy.

Treść

Treść e-maila zawiera główną wiadomość lub informację, którą chcesz przekazać. Powinna być uporządkowana i podzielona na akapity lub punkty, aby poprawić czytelność. Używaj jasnego i zwięzłego języka, aby skutecznie komunikować swoje pomysły.

Podsumowanie

Podsumowanie zawiera główne punkty e-maila i może obejmować niezbędne działania lub prośby. Powinno również wyrażać wdzięczność lub uznanie za czas i uwagę odbiorcy.

Zakończenie

Zakończenie e-maila to grzeczny sposób na zakończenie wiadomości. Powinno być profesjonalne i zawierać Twoje pełne imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail.

Podpis

Blok podpisu na końcu e-maila zawiera dodatkowe informacje kontaktowe oraz wszelkie istotne tytuły zawodowe lub afiliacje. Jest to sposób na dostarczenie dodatkowego kontekstu i wiarygodności nadawcy.

Jaka Jest Różnica Między Formalnym a Nieformalnym Pisaniem E-maili?

Główna różnica między formalnym a nieformalnym pisaniem e-maili leży w tonie, języku i strukturze. Podczas gdy formalne e-maile są używane do komunikacji zawodowej i biznesowej, nieformalne e-maile są bardziej swobodne i używane wśród przyjaciół, rodziny lub znajomych.

Pisanie Formalnych E-maili

W formalnym pisaniu e-maili ton jest profesjonalny i pełen szacunku. Używany język jest formalny i unika slangu lub wyrażeń potocznych. Struktura jest zgodna z określonym formatem, jak wspomniano powyżej, z jasnym tematem, odpowiednim powołaniem, zwięzłym wstępem, uporządkowaną treścią, podsumowującym zakończeniem, profesjonalnym zamknięciem i szczegółowym podpisem.

Pisanie Nieformalnych E-maili

Z drugiej strony, nieformalne pisanie e-maili pozwala na bardziej swobodny i nieformalny ton. Język jest konwersacyjny i może zawierać slang lub nieformalne wyrażenia. Struktura jest bardziej elastyczna i może nie zawierać wszystkich formalnych elementów. Nieformalne e-maile często mają bardziej osobisty charakter i mogą zaczynać się od prostego powitania, takiego jak „Cześć” lub „Hej”, zamiast formalnego powołania.

Jaka Jest Maksymalna Liczba Znaków na Linię w E-mailu?

E-maile nie powinny przekraczać 70 znaków w sumie, przy czym 60 to optymalna maksymalna długość linii. Wynika to z faktu, że e-maile są wyświetlane na różnych urządzeniach i rozmiarach ekranów, co sprawia, że węższa szerokość jest bardziej korzystna dla czytelności.

Utrzymywanie linii e-maila do maksymalnie 60-70 znaków pomaga zapewnić, że treść e-maila jest wyświetlana prawidłowo bez konieczności przewijania w poziomie. Pozwala to również na lepszą czytelność na urządzeniach mobilnych, które są coraz częściej używane do czytania e-maili.

Jakie Są Najlepsze Praktyki Dotyczące Formatowania E-maili?

Aby tworzyć profesjonalne i skuteczne e-maile, oto kilka najlepszych praktyk dotyczących formatowania e-maili, których należy przestrzegać:

1. Używaj Jasnego i Zwięzłego Tematu

Temat powinien dokładnie podsumować treść e-maila i dać odbiorcy pojęcie, czego się spodziewać. Unikaj używania niejasnych lub ogólnych tematów, które mogą być łatwo przeoczone.

2. Utrzymuj Treść E-maila Uporządkowaną

Podziel e-mail na akapity lub punkty, aby ułatwić czytanie i zrozumienie. Używaj odpowiednich narzędzi formatowania, takich jak pogrubienie lub kursywa, aby podkreślić ważne informacje.

3. Używaj Profesjonalnego Języka

Pisząc e-maile, ważne jest używanie profesjonalnego i pełnego szacunku języka. Unikaj slangu lub nieformalnych wyrażeń i sprawdź e-mail pod kątem błędów gramatycznych lub ortograficznych.

4. Utrzymuj Odpowiednią Długość E-maila

Chociaż ważne jest dostarczenie wszystkich niezbędnych informacji, równie ważne jest zachowanie zwięzłości e-maila. Unikaj pisania długich, rozwlekłych e-maili, które mogą przytłoczyć odbiorcę.

5. Sprawdzaj przed Wysłaniem

Zanim klikniesz przycisk wysłania, poświęć chwilę na sprawdzenie e-maila pod kątem błędów gramatycznych lub literówek. Dobrze napisany i wolny od błędów e-mail pokazuje dbałość o szczegóły i profesjonalizm.

6. Zwracaj Uwagę na Ton i Język

E-mail może czasem być odbierany inaczej niż zamierzano. Zwracaj uwagę na swój ton i używaj odpowiedniego języka i sformułowań, aby zapewnić jasność i szacunek w swojej wiadomości.

7. Używaj Profesjonalnego Podpisu E-mail

Dołącz profesjonalny podpis e-mail na końcu wiadomości. Powinien zawierać Twoje pełne imię i nazwisko, stanowisko, nazwę firmy oraz dane kontaktowe, takie jak numer telefonu i adres e-mail. To dodaje wiarygodności i ułatwia odbiorcy kontakt z Tobą.

8. Używaj Właściwego Formatowania

Używaj profesjonalnej czcionki i rozmiaru czcionki w e-mailu. Trzymaj się standardowych czcionek, takich jak Arial, Times New Roman lub Calibri, i używaj rozmiaru czcionki 10 lub 12. Unikaj nadmiernego używania kolorów, pogrubienia lub kursywy, czy wymyślnych czcionek, które mogą sprawić, że Twój e-mail będzie wyglądał nieprofesjonalnie.

9. Używaj Odpowiednich Powitań i Zakończeń

Rozpocznij e-mail od profesjonalnego powitania, takiego jak „Szanowny Panie/Pani [Nazwisko]” lub „Witaj [Imię]”, i zakończ go uprzejmym zamknięciem, takim jak „Z poważaniem” lub „Pozdrawiam”. To nadaje ton profesjonalnej i pełnej szacunku rozmowie.

10. Zwracaj Uwagę na Układ E-maila

Upewnij się, że Twój e-mail jest wizualnie atrakcyjny i łatwy do przeczytania. Używaj odpowiednich odstępów między akapitami i rozważ uży

Artykuł napisany przez

Danny S., Ekspert ds. Marketingu Cyfrowego

Artlogo

Przez ostatnie 9 lat Danny specjalizował się w pomaganiu amerykańskim i kanadyjskim markom e-commerce w rozwoju dzięki organicznemu i płatnemu ruchowi. Pracował z setkami marek, a jednym z jego ulubionych projektów jest Artlogo. Zespół Artlogo jest super profesjonalny w tym, co robi: tworzą niesamowite projekty i produkty cyfrowe. Najważniejsze jest to, że przeprowadzamy wiele eksperymentów marketingowych, które pomagają nam dostarczać wartość naszym klientom i być na bieżąco z najnowszymi skutecznymi strategiami marketingowymi.

3000+ Opinii naszych Klientów

Zobacz nasze ponad 1900 recenzji na    Artlogo
i inne recenzje na    Youtube   and here

Każda osoba podpisuje w swoim życiu wiele dokumentów, wysyła tysiące e-maili lub jest aktywna w mediach społecznościowych. Misją Artlogo jest stworzenie przyciągającego uwagę podpisu, który sprawi, że Ty i Twoje imię stanie się wyjątkowe i pomoże Ci się wyróżnić.

4.8 (Doskonałe)
AK
Alex K. Monsen
2 reviews  Location GB
26 grudnia 2024
Ostatnio kupiłem logo z…

Ostatnio kupiłem logo z różnymi dodatkami od Artlogo i jestem niezwykle zadowolony z całego doświadczenia! Proces zamawiania przebiegł sprawnie, a wprowadzanie poprawek było proste. Potrzebowałem tylko jednej drobnej korekty, a końcowy efekt przerósł moje oczekiwania. Teraz używam mojego logo wszędzie—świetna robota!

TL
Tom Leslie
1 review  Location FI
7 stycznia 2025
Bardzo responsywny

Kiedy poprosiłem o modyfikacje mojego oryginalnego podpisu, Artlogo szybko zareagował i dostarczył projekt, który idealnie pasuje do mojego stylu. Już zaczęłam go używać!

HT
Harry Tonkerson
1 review  Location US
21 grudnia 2024
Poprawia jakość Twojej prezentacji!

To jest mój drugi logo podpisu od Artlogo, używam go do znakowania moich zdjęć przed publikacją w internecie. Dodaje to profesjonalnego wyglądu i podnosi wartość mojej pracy. Otrzymałem wiele komplementów na temat tego, jak pięknie wygląda mój podpis!

DB
Debby B.
3 reviews  Location US
5 grudnia 2024
Najlepszy produkt i obsługa!

Właśnie zamówiłem swój drugi logo od Artlogo i po raz kolejny przekroczyli oni moje oczekiwania! Ich zaangażowanie i dbałość o szczegóły są naprawdę wyjątkowe. Nie tylko posiadają niesamowite umiejętności projektowe—pracując z Tobą aż do momentu pełnego zadowolenia—ale także zapewniają szeroki wybór plików do dowolnego użytku. Nie mógłbym prosić o lepszy produkt lub usługę!

FK
Felix Kantilos
1 review  Location GB
12 stycznia 2025
Doskonała obsługa klienta

Doskonała obsługa klienta z szybkimi odpowiedziami i błyskawicznymi poprawkami. Zaprojektowali pięknie elegancki podpis i jestem absolutnie zachwycony rezultatem!

BW
Ben Whitney
4 reviews  Location US
11 gru 2024
Ostatnio otworzyłam własne studio beauty

Ostatnio otworzyłam własne studio beauty i chciałam logo, które naprawdę się wyróżnia. Artlogo stworzyło dla mnie oszałamiający projekt! Pierwsza wersja nie była dokładnie tym, co sobie wyobrażałam, ale wprowadzili poprawki całkowicie za darmo. Dodali nawet spersonalizowany rysunek, który absolutnie pokochałam. Gorąco polecam!

ML
Marcus Lowrence
2 reviews  Location ES
19 grudnia 2024
Jestem absolutnie zadowolony!

Jestem absolutnie zadowolony! Proces przebiegł bezproblemowo, a podpis okazał się dokładnie taki, jak sobie wyobrażałem, z uwzględnieniem wszystkich moich osobistych preferencji. Gorąco polecam Artlogo. Jeszcze raz dziękuję — nie mogę się doczekać kolejnego zamówienia!

PT
Perry Tierren
1 review  Location AE
7 grudnia 2024
1. klasa

Początkowo byłem sceptyczny co do zamówienia, ale postanowiłem zaryzykować — i bardzo się cieszę, że to zrobiłem! Komunikacja podczas całego procesu była doskonała, a stworzony podpis był absolutnie pierwszej klasy. Byłem pod takim wrażeniem, że teraz planuję zamówić kilka dodatkowych elementów. Obsługa była wyjątkowa i jestem niezwykle zadowolony!

BK
Brian K.
1 review  Location CH
22 lis 2024
Imponujące!

W czasach, gdy świetna obsługa klienta i osobiste podejście wydają się rzadkością, Artlogo naprawdę się wyróżnia! Od momentu, kiedy rozpocząłem z nimi współpracę, byłem pod wrażeniem zarówno ich kunsztu, jak i zaangażowania w zadowolenie klienta. Ożywili mój logo z podpisem, idealnie oddając tożsamość mojej marki! Ich szybkie odpowiedzi i chęć pomocy przy wszelkich pytaniach były wyjątkowe. Jeśli rozważasz Artlogo, nie wahaj się — będziesz równie zachwycony jak ja!

JM
John Manly
2 reviews  Location US
21 grudnia 2024
NIESAMOWITE PODPISY ODRĘCZNE!!!

Zamawianie online może czasami stanowić wyzwanie, ale moje doświadczenie z Artlogo było po prostu doskonałe. Sam i Tracy wykazali się ponadprzeciętną pomocą, wprowadzając dla mnie poprawki trzy razy, aby wszystko było idealne. Ich szybkie odpowiedzi na każdy e-mail naprawdę wyróżniają ich spośród innych. Nie mogę im wystarczająco podziękować — to jedna z najlepszych firm, z jakimi kiedykolwiek współpracowałem!

FB
Ferry Bratcher
3 reviews  Location PR
1 marca 2025
Czas i wysiłek zespołu Artlogo...

Czas i wysiłek, które zespół Artlogo włożył w uzyskanie finalnego produktu, z którego byłem zadowolony, są bardzo imponujące. Początkowo wstydziłem się sugerować zmiany, ale sprawiono, że czułem się częścią procesu, gdy wymienialiśmy się pomysłami. Poleciłbym Artlogo każdemu, kto szuka profesjonalnego brandingowania lub stworzenia podpisu do dzieł sztuki i nie tylko. Bardzo profesjonalna obsługa z cierpliwym personelem.

AG
Alex Grenwood
6 reviews  Location AE
2 marca 2025
Muszę tylko poświęcić chwilę, aby wykrzyczeć wielkie DZIĘKUJĘ!

Muszę poświęcić chwilę, aby wykrzyczeć ogromne DZIĘKUJĘ dla zespołu Artlogo! Jestem absolutnie zachwycony końcowym efektem mojego elementu logo! Mimo że miałem bardzo konkretne życzenie, stanęli na wysokości zadania! To mój drugi projekt z nimi i nie mogę ich wystarczająco polecić! Są po prostu niesamowici!

TB
Thurman Brown
3 reviews  Location BYĆ
18 stycznia 2025
Ich usługa, dostawa i jakość pracy są doskonałe.

Ichre usługa, dostawa i jakość pracy są doskonałe. Jestem naprawdę zadowolony z obsługi klienta w odpowiedzi na moje uwagi, a także dostosowali finalny produkt zgodnie z moimi preferencjami. Początkowo byłem trochę zaniepokojony czasem dostawy, jednak gdy otrzymałem pierwszy szkic, okazało się, że okres oczekiwania był wart zachodu.

MM
Matthew Morrel
2 reviews  Location SE
25 stycznia 2025
Bardzo płynny proces z doskonałą komunikacją.

Super płynny proces z doskonałą komunikacją. Jestem bardzo zadowolony z moich projektów. Teraz używam ich na mojej stronie fotograficznej na Instagramie na wszystkich zdjęciach. Wyglądają bardzo profesjonalnie i świetnie się sprawdzają w promowaniu mojej marki. Wielkie dzięki Artlogo! Gorąco polecam.

LP
Lauren Petty
4 reviews  Location PL
10 stycznia 2025
Artlogo znacznie ułatwił proces tworzenia nowego logo.

Artlogo bardzo ułatwił proces tworzenia nowego logo. Oferują wiele opcji czcionek. A kiedy przygotują pierwszy projekt, są bardzo otwarci na sugestie. Od początku do końca, otrzymałem nowe logo w ciągu tygodnia.

PD
Paul Dann
1 review  Location GB
16 stycznia 2025
Kreatywny, responsywny, przyjazny i utalentowany.

Kreatywni, elastyczni, przyjaźni i utalentowani. Zespół pracuje niestrudzenie, aby zapewnić realizację wizji, jaką sobie wymarzyłeś. Zapewnij sobie ~ wysokiej klasy usługę w przystępnej cenie, bez zastrzeżeń, absolutnie warto!

KK
Kardash Kelsaw
2 reviews  Location AE
10 grudnia 2024
Od lat chciałem sformalizować mój podpis...

Od lat chciałem sformalizować swój podpis, aby używać go profesjonalnie w dokumentach i materiałach, których potrzebuję. Jestem zachwycony tym, jak został zaprojektowany – przerósł moje oczekiwania. Gorąco polecam każdemu ten krok; nie pożałujecie. To ogromna różnica między używaniem generycznych aplikacji do tworzenia podpisu a tym, który został wykonany przez prawdziwą osobę. Jakość jest znakomita, a obsługa klienta równie imponująca. To doświadczenie to nie tylko stworzenie podpisu; to podniesienie swojej osobistej marki z należytą troską i ekspertyzą.

Co mówią nasi klienci o Artlogo

Zostaw komentarz